Déclaration de protection des données

1. Responsable du traitement des données

Cofaktory Sàrl est une société de droit suisse. La protection des données personnelles de nos prospects et clients, ainsi que de nos partenaires est essentielle pour Cofaktory Sàrl et nous nous engageons à  traiter les données collectées avec le plus grand soin. Nous offrons un service de gestion de la formation professionnelle à toute entreprise, en particulier à des intermédiaires financiers en Suisse et à l’étranger par le biais du présent site internet. Nous traitons les données personnelles de nos clients et de nos relations d’affaire en conformité avec la présente déclaration et toute réglementation applicable en particulier la Loi fédérale sur la protection des données. Nos services requièrent l’utilisation de plusieurs sites gérés par des tiers ainsi que le recours à des  prestations de service desdits tiers qui sont décrits ci-dessous et pour lesquels sont applicables les conditions d’utilisation et de protection des données décrites par lesdits prestataires sur leurs propres sites. Notre utilisation de cookies ou d’autres technologies similaires est également décrite ci-dessous.

Le responsable du traitement des données peut être contacté aux coordonnées suivantes :
Cofaktory Sàrl
Responsable du traitement des données
23c chemin des Buclines
1223 Cologny (Suisse)
E-mail : service@cofaktory.com

2. Source des données

Nous collectons et traitons les données personnelles fournies par nos clients, nos prospects et par nos relations d’affaire dans le cadre des contrats de fourniture de services convenus au moyen du présent site internet, en particulier les données concernant le paiement des services achetés ou par tout autre moyen de communication (e-mail, courriers, contrats passés en la forme écrite, etc…). Nous traitons également, avec votre accord, des données personnelles qui nous auraient été transmises par les organismes auxquels nos clients sont affiliés où avec lesquels ils entretiennent des relations d’affaires.
Nous collectons et traitons également les données personnelles de personnes tierces telles que les collaborateurs d’une entreprise cliente, dans le cadre de formations commandées par nos clients sur un mode d’achat « collectif » : une personne commande une formation pour plusieurs personnes de la même société. Dans ce cas, il appartient au client qui procède à l’achat d’informer les tierces personnes concernées dont les données sont mises à disposition de leur collecte et de leur traitement.

3. Données collectées

Nous collectons les données suivantes des personnes qui suivent nos formations: nom, prénom, adresse de facturation privée et/ou professionnelle, numéro de téléphone, adresse e-mail, autres coordonnées, date de naissance, données relatives au parcours professionnel et aux diplômes obtenus, toute donnée utile à la définition des besoins de formation, raison sociale de l’employeur, activité professionnelle actuelle, type d’autorisations ou affiliations concernant l’activité professionnelle et toute autre donnée utile, en particulier les données liées aux moyens de paiement utilisés telles que le nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone du titulaire du moyen de paiement. En cas de réalisation d’un parcours de formation nous collectons et traitons les données relatives à la réalisation de la formation par l’apprenant, sa réussite ou son échec, nous établissons une certification qui comporte les données personnelles de l’apprenant et qui lui est adressée. Lors d’achats collectifs, nous établissons un rapport de suivi des formations qui est adressé à l’employeur de l’apprenant.
Nous collectons des informations relatives aux connexions sur notre site internet telles qu’adresse IP, date et heure de la connexion, pages consultées etc…

4. Sources des données personnelles

Les données personnelles collectées et traitées sont celles qui sont saisies par chaque client sur le site internet de Cofaktory Sàrl et sur des sites tiers (formulaire d’achat et formulaire de paiement) ou mis à disposition par un autre moyen de communication, en particulier l’email adressé à Cofaktory Sàrl. Lors d’achats collectifs, les données personnelles de tierces personnes (employés de l’entreprise qui commande les formations, tiers chargé de commander les formations par le client) sont saisies par la personne en charge de la commande auprès du client et sont collectées et traitées. Nous collectons également des informations lors des connexions à notre site internet. Notre politique en matière de cookies est décrite ci-dessous.

5. Motivation du traitement des données (Objet du traitement)

Nous traitons les données personnelles conformément à la Loi fédérale sur la protection des données, pour l’exécution de nos obligations contractuelles et pour la promotion de nos prestations.
Nous traitons des données personnelles dans le cadre du contrat de prestation de services conclu avec nos clients et nos relations d’affaire ainsi que dans le cadre des mesures pré-contractuelles visant à la mise en place d’une offre de services dans le but de conclure un contrat de prestation de services. Le but du traitement des données est :

• de mettre en place un parcours de formation adapté à l’utilisateur, de proposer des services à des employeurs pour la formation de groupes d’utilisateurs, de mettre en place un canal d’information sur les parcours réalisés par les utilisateurs en faveur d’organismes professionnels, de suivre les parcours de formation de chaque utilisateur et d’ assurer le traçage et la certification des formations suivies, de proposer de nouvelles options de formation à chaque utilisateur ou à l’ensemble des utilisateurs du site internet (marketing) par le biais de communication personnelle ou de publicité générale, d’évaluer et d’améliorer la conduite efficiente des services fournis par le biais du site internet ou par d’autres moyens, d’assurer la conformité légale et contractuelle de l’activité de Cofaktory Sàrl et ses collaborateurs et représentants.
• d’organiser, de préparer et de dispenser des formations présentielles en faveur d’apprenants, de fournir les services liés à la dispense de ces formations présentielles tels que la tenue de listes de participants, la délivrance de certifications, l’envoi de rappels ou d’invitations personnelles à certains participants.
• Par ailleurs, certaines données agrégées non nominatives sont utilisées à des fins de marketing et d’évaluation des prestations au seul bénéfice de Cofaktory Sàrl.

6. Consentement personnel

Les données personnelles sont traitées sur la base du consentement de chaque personne au traitement de ses données personnelles.
Toutes les données collectées et traitées sont fournies par les utilisateurs du site ou par les relations d’affaire avec consentement spécifique au traitement des données personnelles en conformité avec la présente Déclaration de protection des données. Lorsque l’utilisateur ou son représentant indique qu’il est affilié à un organisme de surveillance, qu’il est inscrit dans un registre professionnel ou qu’il est représenté par une société, par exemple son employeur, en accédant aux prestations de formation l’utilisateur accepte et autorise Cofaktory Sàrl à transmettre ses données à l’entité indiquée.
Cette transmission a pour but de faire bénéficier le mandant des prestations de formation d’un rabais ou de prestations spécifiques prévues par l’accord convenu avec Cofaktory Sàrl. Tout consentement accordé peut être révoqué à tout instant avec effet immédiat par communication à l’adresse E-mail suivante: service@cofaktory.com Le traitement des données personnelles effectué avant le retrait du consentement reste légal. Le retrait du consentement peut avoir pour effet de rendre impossible la prestation des services convenus, le prix convenu restant dû intégralement dans tous les cas.

7. Droits des usagers

Les droits suivants sont conférés aux clients de Cofaktory Sàrl par la Loi fédérale sur la protection des données :

• Droit d’accès
• Droit à la rectification et à l’effacement
• Droit à la limitation du traitement
• Droit d’opposition
• Droit de restreindre l’accès à un tiers ou le droit de demander que l’accès soit donné à un tiers

Toute demande d’exercice d’un ou de plusieurs des droits indiqués ci-dessus, de même que le retrait du consentement au traitement des données, peut être demandé en tout temps en adressant un message e-mail à l’adresse suivante: service@cofaktory.com

Nos clients et prospects disposent également également du droit de déposer toute réclamation en matière de protection des données auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) – Feldeggweg 1 – CH-3003 Bern.

En cas de demande d’exercice d’un droit en lien avec la protection des données, Cofaktory Sàrl se réserve le droit de vérifier l’identité de la personne qui en fait la demande par tout moyen adéquat afin de s’assurer que les données personnelles de nos clients sont protégées.

8. Accès aux données pour les clients de Cofaktory Sàrl

Les collaborateurs, les représentants et mandataires de Cofaktory Sàrl ont accès aux données personnelles de nos clients et prospects dans le cadre de l’accomplissement de leurs tâches respectives. Chacun d’entre eux s’engage à un strict respect des législations applicables et des obligations de confidentialité relatives aux données personnelles des usagers découlant de leurs relations contractuelles avec Cofaktory Sàrl.

9. Transfert de données en Suisse et en dehors de Suisse

Cas échéant, les données personnelles de nos clients sont transférées, avec leur accord préalable uniquement, à l’organisme professionnel auquel nos clients sont affiliés et qu’ils ont eux-même indiqué lors de l’achat. En donnant leur consentement à la collecte et au traitement des données, nos clients donnent également leur consentement au transfert de leurs données selon les modalités décrites ci-dessous.
Cofaktory Sàrl se réserve le droit de divulguer, transférer et/ou stocker des données personnelles en dehors de Suisse auprès d’autres fournisseurs de prestations dans le cadre de la conclusion ou de la fourniture de services convenus avec ses clients pour eux-mêmes ou dans l’intérêt d’une tierce personne telle que décrite ci-dessus (voir achat collectif). Cofaktory Sàrl se réserve également le droit de transférer des données personnelles à l’étranger si un tel transfert est nécessaire pour établir ou se défendre contre une prétention ou pour faire face à une procédure étatique en Suisse ou à l’étranger. Si le transfert hors de Suisse est effectué vers un État qui n’offre pas un niveau de protection adéquat au sens du droit suisse en matière de protection des données personnelles, Cofaktory Sàrl s’engage à mettre en place les garanties exigées telles que des clauses contractuelles spécifiques.

Liste des sous-traitants directement impliqués dans la prestation de nos services pour notre clientèle:

*La plateforme à laquelle nos clients accèdent pour suivre nos formations  est mise à disposition par un fournisseur de services informatiques « LearnAmp » sis en Irlande. Ce fournisseur est soumis aux règles de protection des données personnelles de l’Union européenne (Directive européenne sur la protection des données (RGDP). Ce fournisseur s’est également engagé à l’égard de Cofaktory Sàrl à respecter et à appliquer strictement toutes ses obligations découlant de la législation de l’Union européenne susmentionnée.

**la plateforme permettant de créer et de conserver les certificats digitaux « smart » est mise à disposition par un fournisseur également sis au sein de l’Union Européenne et soumis aux règles de protection des données personnelles de l’Union européenne (Directive européenne sur la protection des données (RGDP). Ce fournisseur s’est également engagé à respecter et à appliquer strictement toutes ses obligations découlant de la législation de l’Union européenne susmentionnée.

Liste des Sous-traitants impliqués uniquement dans la promotion globale de Cofaktory Sàrl et de ses prestations :

10. Durée de la conservation des données

Les données de nos clients sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l’objectif défini en particulier pour  fournir les services convenus avec chaque client. En conséquence, les données personnelles sont conservées jusqu’à ce que les clients résilient toute relation contractuelle avec Cofaktory Sàrl dans le cadre de l’utilisation des services mis à disposition sur la présente plateforme de formation. Les données personnelles sont conservées au-delà de ce moment, pour autant qu’une obligation légale ou réglementaire l’impose. Nous appliquons une politique interne stricte de conservation et de protection informatique des données personnelles.
S’agissant de la plateforme smartcertificate.com: les certificats digitaux attestant de la formation restent accessibles sans limite de temps pour les clients et au delà de la fourniture des services, afin que les clients puissent accéder à leurs certifications et fournir une preuve de leur formation. En tout temps les clients peuvent décider de supprimer leur compte sur cette plateforme et cas échéant leurs données seront effacées. Le cas échéant Cofaktory Sàrl se décharge de toute responsabilité et ne sera pas en mesure de recréer ou d’accéder auxdits certificats.

11. Conséquences en cas de refus de fournir les données

Dans le cadre de la mise à disposition de nos services de formation par le biais de la présente plateforme, nous créons un profil d’utilisateur personnel pour chaque client sur la base des données qui nous sont fournies. Nos services incluent le suivi des formations réalisées sur la plateforme ou en présentiel.. Pour que ces services puissent être mis en place, les clients doivent nous fournir des données à caractère personnel telles que demandées lors de l’inscription et ultérieurement, et nous devons conserver ces données selon les modalités décrites dans la présente Déclaration de protection des données.

12. Politique en matière de Cookies

Nous utilisons des cookies afin d’optimiser la promotion de nos prestations et d’optimiser l’expérience de nos usagers.

Un cookie est un fichier enregistré par un outil de navigation tel qu’ordinateur, téléphone, etc. lors de la consultation d’un site web (domaine web). Le cookie est conservé afin de permettre une identification rapide lors de contacts ultérieurs avec le même domaine web afin de reproduire immédiatement certains éléments présents sur le site tels que le choix de la langue ou le remplissage d’un formulaire. Certains éléments sont nécessaires à l’exécution des fonctionnalités demandées par l’utilisateur ou à l’établissement de la communication. L’enregistrement d’autres éléments, tels que les données personnelles enregistrées sur un formulaire par l’utilisateur ou un panier d’achat, ne sont pas nécessaires au fonctionnement, mais permettent d’améliorer l’interaction.

Le site qui utilise des cookies émet un message qui permet d’accepter ou de refuser les cookies, voire de n’accepter que ceux qui sont nécessaires à l’exécution des fonctionnalités techniques. Les cookies sont déposés soit sur le site consulté, soit sur des domaines différents interrogés par le site consulté et non pas l’utilisateur. Les cookies sont pour certains nécessaires au bon fonctionnement du site, mais permettent également de savoir quelles pages du site ont été consultées afin de collecter des informations à des fins de marketing. En principe, seuls les cookies déposés sur le site consulté donnent accès aux données personnelles dont la collecte permet de connaître le comportement de l’utilisateur.

Les usagers ont la possibilité de désactiver les cookies à tout moment en ajustant les paramètres de leur navigateur selon sa configuration spécifique.

Les cookies que nous utilisons :

13. Comment nous contacter ?

Cofaktory Sàrl
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1223 Cologny (Suisse)
E-mail : service@cofaktory.com